협업툴 플로우

협업툴 플로우

 

마냥 햇병아리 같았던 나의 직장 생활도 어언 8년 차에 접어들었다오늘은 업무용 협업툴에 대해서 이야기해보고자 한다! 본인의 회사 업무의 모든 일은 커뮤니케이션에서 시작하고 끝난다고 할 수 있다. 그렇기에 소통을 담당하는 메신저와 일정을 책임지는 캘린더 업무 현황을 기록할 수 있는 게시판 파일 공유 기능은 기본이다. 대부분의 회사에서는 협업툴의 형태를 메신저+보드+캘린더의 형태로 사용하는 것이 일반적이다.

 

“아근데, 협업툴 꼭 필요한가? 라고 물어본다면 무조건 써야 한다고 말한다.”

 

 

 

그 이유는 첫째 업무와 사생활의 분리를 꼽고싶다 여전히 많은 회사가 카톡을 이용한다. 이유는 누구나 사용하고 언제든 대답할 수 있어서다 하지만 카톡으로 업무를 하다 보면 방을 헷갈려 상사 욕을 회사 방에 했다가 난처한 상황에 놓이는 에피소드도 비일비재하다 업무용 메신저를 쓴다고 해도 당신은 언제 어디서나 대답하기 위해 어차피 모바일에 업무용 메신저를 깔겠지만 카톡방을 헷갈려서 실수하는 거에 비하면 조금 불편하고 귀찮아도 사생활분리가 가능한 업무용 메신저가 꼭 필요하다.

 

 

 

 

둘째로는 스케줄 관리 측면을 꼽는다. 스케줄 관리의 목적은 두 가지다 나의 일정을 정리하기 위한 목적과 타인에게 내 일정을 알리는 목적이다 공유 가능한 스케줄러를 이용하면 언제 어디서 무얼 하는지 모두에게 말하지 않아도 미팅 시간을 알아서 잡아준다 가끔 OO님 어디 갔어요 하고 물을 때도 스케줄러를 보면 나의 위치를 바로 찾을 수 있다.

 

 

 

 

셋째로는 팀원간 자료 공유 측면이다 어떤 방식이든 업무진행시에 팀원간, 타부서간 문서 공유는 꼭 필요하다 하루에 주고받는 문서가 적게는 10건 많게는 20건도 더 넘어가기도 하는데 메신저로 파일을 주고받다 자료가 만료되거나 검색이 어려웠던 점이 한두 번이 아니다. 또 내가 가진 자료를 이곳저곳에 공유하고 다운로드하느라 어느새 하드디스크의 용량은 꽉 차고 바탕화면은 살려달라 아우성이다.

 

 

 

 

적어도 위 세 가지 문제는 협업툴을 잘 사용하면 해결할 수 있다고 본다. 그럼 이제부터는 내가 최근에 사용해본 협업툴에 대해 소개하고 장단점을 분석해보겠다 주관적인 판단이 들어가 있으니 검증은 스스로 써보고 느껴보길 바란다

 

 

 

내가 회사에서 접한 협업툴은 플로우다

 

프로젝트별로 생성된 방에 들어가 보니 페이스북 피드가 펼쳐져있는 것 같았다. 타임라인 형식으로 보이고 댓글을 달 수 있으며 무엇보다 특별했던 건 일의 진행 사항을 담당자가 체크할 수 있어 모두가 일의 진척도를 파악할 수 있었다 메신저 일정관리 피드처럼 보이는 게시판 파일 공유까지 한 번에 가능하니 단번에 이 설루션 대박 나겠는데 하는생각이 들었다 다만 기업용 무료 체험판이 30일이 제공되긴 하지만 결국엔 유료로 이용해야 된다는 점 다양한 기능이 한 데 들어있긴 하나 초반에 기능을 익히는 데 시간이 좀 걸릴 수도 있다는 점 등이 단점으로 보인다 아! 하나 신박한 기능으로 플로우에서는 외부인을 게스트로 초대해서 업무 프로젝트에 조인을 시킬 수 있다 외부인을 위해 메일이나 메신저를 별도로 쓰지 않아도 되는 게 단점을 커버하는 장점이다!

 

 

 

플로우 장점

프로젝트별 타임라인 구성으로 업무 파악이 명확하여 소통하는데 시간 절감 효과가 있다

담당자 지정 및 개인별 업무 관리 기능이 있어서 업무가 누락되지 않는다

필요한 기능이 모여있기 때문에 전사 협업 채널 단일화가 가능하다

자료함을 폴더처럼 사용해 파일을 금방 찾을 수 있다

담당자 별로 스케줄 체크가 가능해 일정 관리가 빠르고 확실해진다

태그별로 게시글을 분류할 수 있다

외부인과의 소통도 자유롭다

 

 

 

플로우 단점

아직 잘 알려져 있지 않다

이모티콘의 종류가 기본적인 버전으로 한정적이다

이메일은 별도의 채널을 사용해야 한다

팀에서 사용하려면 한 달 후에는 결제를 해야 한다

 

 

 

 

직장인이라면 모두 공감할 것이다 아침에 출근해서 스케줄러를 확인하고 미처 확인하지 못한 이

메일에 답장을 보내고 유관 부서에 협조 요청을 하기 위해서 얼마나 많은 키보드를 두드려야 하는지 채널별로 목적에 맞게 예의를 갖춰서 상대의 답변을 기다리며 허비하는 시간이 얼마나 길고 긴 지.

 

 

 

 

업무 협업툴을 사용하는 이유는 보다 명확하고 빠른 커뮤니케이션을 통해 시간을 효율적으로 활용하고자 함이다. 한국형 업무 스타일에 미루어보자면 플로우 만한 업무 협업 툴이 없어 보인다 지금까지 사용해 본 어떤 협업 툴보다 간결하고 기능이 협업에 최적화돼있어 이것저것 다운로드하지 않아도 되는 편리함 때문이다 모두 내로라하는 기업들에서 출시한 업무 협업 도구이므로 각자 선택하고 믹스하여 활용하기 나름이겠다 아무리 좋은 협업 도구라도 어떤 방식으로 활용하느냐는 스스로의 몫이니 말이다

 

Ps. 혹시 플로우를 써보고 싶은 사람이 있다면 편한 방법으로 연락 바란다 게스트도 게스트를 초대할 수 있다. 당신에게 플로우라는 신세계를 꼭 보여주고 싶다!